Recently I received this question from an Area Governor: “Is there a hard and fast rule about what documents should be kept for club records? I have at least one club asking after discovering boxes of past documents.”
To be honest, I've never come across that question before. I know in Canada the Canadian Revenue Agency (CRA) wants you to keep financial documents for 7 years. The US Internal Revenue Service (IRS) wants you to keep financial documents for 6 years from the tax year that you are working on, so it is basically the same. DG Michel and I have talked about this, and we are going to be getting rid of some of the old records in our district storage locker.
What should be kept by the club are the records of police checks, club certification documents, etc. When we started down this road in 2004, clubs decided that they would keep their own records. You've probably heard of cases where someone is accused of sexual assault years and years after the event. If you have the records to prove that you did everything possible to keep youth and vulnerable persons safe, there should be no question. If you do not have those records, it could be problematic.
You do not necessarily have to keep paper copies. Items can be scanned, and files kept on a flash drive or exterior hard drive, but it would be a good idea to keep those things.
We were asked to document what we did for COVID safety during these last few years of the pandemic. Keeping youth protection documents is the same thing.
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Récemment, j’ai reçu cette question d’un gouverneur adjoint: « Y a-t-il une règle stricte sur les documents à conserver pour les dossiers du club? J’ai au moins un club qui demande après avoir découvert des boîtes de documents passés. «
Pour être honnête, je n’ai jamais rencontré cette question auparavant. Je sais qu’au Canada, l’Agence du revenu du Canada (ARC) veut que vous conserviez les documents financiers pendant 7 ans. L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis veut que vous conserviez les documents financiers pendant 6 ans à partir de l’année d’imposition sur laquelle vous travaillez, donc c’est fondamentalement la même chose. Le GD Michel et moi en avons parlé et nous allons nous débarrasser de certains des anciens dossiers de notre casier de rangement de district.
Ce qui devrait être conservé par le club, ce sont les registres des contrôles de police, les documents de certification du club, etc. Lorsque nous avons commencé dans cette voie en 2004, les clubs ont décidé qu’ils garderaient leurs propres dossiers. Vous avez probablement entendu parler de cas où quelqu’un est accusé d’agression sexuelle des années et des années après les événements. Si vous avez les dossiers pour prouver que vous avez fait tout votre possible pour assurer la sécurité des jeunes et des personnes vulnérables, il ne devrait y avoir aucun doute. Si vous n’avez pas ces dossiers, cela pourrait être problématique.
Vous n’êtes pas nécessairement obligé de conserver des copies papier. Les éléments peuvent être numérisés et les fichiers conservés sur un lecteur flash ou un disque dur extérieur, mais ce serait une bonne idée de conserver ces éléments.
On nous a demandé de documenter ce que nous avons fait pour la sécurité COVID au cours de ces dernières années de la pandémie. Garder des documents de protection de la jeunesse, c’est la même chose.